Cofre de Anonimização
para Microsoft Word

Suplemento que identifica e substitui os dados pessoais de peças processuais, contratos e pareceres directamente no Word, em segundos, sem enviar o documento para qualquer servidor externo. Anonimização e pseudonimização de documentos em conformidade com o RGPD e com o dever de segredo profissional.

Instalar Adquirir licença: 130 €

O que faz

Processamento localA análise e a substituição decorrem no computador do utilizador. O texto não é transmitido, registado nem conservado.
Pseudonimização reversívelOs dados são substituídos por etiquetas, como [PESSOA_1] ou [NIF_2], e é gerada a tabela de correspondências que permite repor os dados.
Anonimização e rasuraModos irreversíveis, sem tabela de correspondências, para partilha externa ou publicação.
LicençaLicença individual: 130 €, adquirida a Ana Marta Soares através do LinkedIn. O código é activado uma única vez em cada computador.
Revisão antes da aplicaçãoLista dos elementos identificados, com localização no documento e possibilidade de desmarcar ou acrescentar termos.

Dados identificados

Nomes de pessoas singulares, sociedades e outras pessoas colectivas, NIF e NIPC, cartão de cidadão e bilhete de identidade, NISS, passaporte, cédula profissional, IBAN e NIB, correio electrónico, telefone, moradas, códigos postais e localidades, matrículas, datas de nascimento, números de processo e identificação matricial e registal de prédios. São tratados o corpo do texto, as tabelas, os cabeçalhos, os rodapés e as notas, e podem ser aceites as revisões, eliminados os comentários e limpas as propriedades do documento.

Como adquirir e começar a utilizar

1. Adquirir a licençaLicença individual: 130 €. Envie mensagem a Ana Marta Soares no LinkedIn.
2. Receber o códigoApós o pagamento, recebe por mensagem o seu código de licença, que começa por COFRE-.
3. Instalar no WordSiga os passos da secção Instalação, para Windows ou para Mac. Demora cerca de um minuto.
4. ActivarNo Word, abra o Cofre, cole o código e seleccione Activar. A activação é feita uma única vez.

Instalação em um minuto

Escolha o seu computador e siga os passos indicados. O suplemento exige o Microsoft 365, o Office 2021 ou uma versão posterior.

Descarregar o instalador para Windows

  1. Abra o ficheiro descarregado instalar-cofre-windows.bat. Se o browser perguntar se pretende manter o ficheiro, seleccione Manter.
  2. Se o Windows apresentar o aviso "O Windows protegeu o seu PC", seleccione Mais informações e depois Executar mesmo assim. O aviso surge em todos os programas que não provêm da loja da Microsoft.
  3. Quando surgir "Instalação concluída", abra o Word e um documento, seleccione Base > Suplementos e escolha Cofre de Anonimização.
  1. Feche o Word (Cmd+Q).
  2. Carregue em Cmd+Espaço, escreva Terminal e carregue em Enter.
  3. Copie a linha abaixo, cole-a no Terminal (Cmd+V) e carregue em Enter. A instalação está concluída quando surgir, na linha seguinte, o nome cofre-anonimizacao.xml.

mkdir -p ~/Library/Containers/com.microsoft.Word/Data/Documents/wef && curl -fsSL https://ana-marta-soares-direito-ia.github.io/cofre-anonimizacao-word/manifest.xml -o ~/Library/Containers/com.microsoft.Word/Data/Documents/wef/cofre-anonimizacao.xml && ls ~/Library/Containers/com.microsoft.Word/Data/Documents/wef

  1. Abra o Word e um documento, seleccione Base > Suplementos e escolha Cofre de Anonimização.
  1. Descarregue o ficheiro do suplemento.
  2. Abra o documento no Word na Web e seleccione Base > Suplementos > Mais Suplementos > Os Meus Suplementos > Carregar o Meu Suplemento.
  3. Indique o ficheiro descarregado e seleccione Carregar.

Nos escritórios com Microsoft 365, o administrador pode instalar o suplemento para todos os utilizadores de uma só vez:

  1. Descarregue o ficheiro do suplemento.
  2. No Centro de administração do Microsoft 365, abra Definições > Aplicações integradas > Carregar aplicações personalizadas, escolha Suplemento do Office e carregue o ficheiro.
  3. Indique os utilizadores ou grupos abrangidos e conclua.
Onde encontrar o Cofre no Word: depois de reabrir o Word, o Cofre surge no separador Base, no botão Anonimizar. Se não o vir, seleccione Base > Suplementos e escolha Cofre de Anonimização. Na primeira abertura, cole o código de licença e seleccione Activar.

Cofre PDF

Para documentos em PDF, o Cofre PDF abre o ficheiro, identifica os mesmos dados e gera um PDF em que os dados passam a XXXXX e deixam de existir no ficheiro, bem como o texto pseudonimizado em Word e a tabela de correspondências. Permite ainda rasurar manualmente assinaturas, carimbos e imagens.

  1. Abra o Cofre PDF no Google Chrome, no Microsoft Edge ou no Brave e seleccione Instalar no computador.
  2. Clique com o botão direito num PDF e seleccione Abrir com > Cofre PDF. Para que os PDF abram sempre no Cofre: no Mac, seleccione o PDF, carregue em Cmd+I e, em Abrir com, escolha Cofre PDF e Alterar tudo; no Windows, em Abrir com > Escolher outra aplicação, escolha Cofre PDF e Sempre.
  3. Na primeira abertura, cole o código de licença e seleccione Activar.

Licença individual do Cofre PDF: 130 €, adquirida a Ana Marta Soares através do LinkedIn.

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Cofre Transcrição

Transcreve gravações de audiências, depoimentos, reuniões e aulas, minuto a minuto, identifica quem está a falar e exporta para Word, com a opção de substituir os dados pessoais por XXXXX. A gravação é transcrita no próprio computador e nunca é enviada para servidores externos.

  1. Abra o Cofre Transcrição no Google Chrome, no Microsoft Edge ou no Brave e seleccione Instalar no computador.
  2. Cole o código de licença e seleccione Activar.
  3. Abra a gravação (MP3, M4A, WAV, vídeo MP4 e outros formatos) ou, depois de instalado, clique com o botão direito no ficheiro e escolha Abrir com > Cofre Transcrição.

Licença individual do Cofre Transcrição: 130 €, adquirida a Ana Marta Soares através do LinkedIn.

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Cofre para Excel

Um assistente dentro do Excel que segue instruções em linguagem corrente: faz gráficos, acrescenta fórmulas e totais, ordena, filtra, formata e cria folhas de resumo. Antes de qualquer envio ao serviço de IA, os nomes, os NIF e os demais dados pessoais são substituídos por etiquetas. Inclui a anonimização e a pseudonimização das folhas, feita integralmente no computador.

Licença individual do Cofre para Excel: 130 €, adquirida a Ana Marta Soares através do LinkedIn.

Instalar o Cofre para Excel Saber mais sobre o Cofre para Excel

Cofre para PowerPoint

Um assistente dentro do PowerPoint que melhora a redacção dos diapositivos, uniformiza o estilo, cria diapositivos de conclusões e insere gráficos e tabelas, sempre com os dados pessoais substituídos por etiquetas antes do envio. Inclui a anonimização e a pseudonimização dos diapositivos, mantendo a formatação.

Licença individual do Cofre para PowerPoint: 130 €, adquirida a Ana Marta Soares através do LinkedIn.

Instalar o Cofre para PowerPoint Saber mais sobre o Cofre para PowerPoint

Utilização

  1. Abra o documento e guarde uma cópia com outro nome.
  2. Seleccione Base > Anonimizar e, no painel, Analisar documento.
  3. Reveja a lista: desmarque o que não deve ser substituído, utilize Localizar para confirmar o contexto e acrescente os termos que não tenham sido identificados.
  4. Escolha o modo (pseudonimização, anonimização com etiquetas ou rasura) e seleccione Aplicar ao documento.
  5. Na pseudonimização, abra a tabela de correspondências num novo documento e guarde-a separadamente. Nunca a envie com o documento nem a cole num sistema de inteligência artificial.
  6. Para repor os dados num documento trabalhado, abra o separador Repor dados, indique a tabela e seleccione Repor dados no documento.

A detecção assenta em regras e em léxicos de nomes e exige revisão humana. O texto contido em imagens, caixas de texto e objectos incorporados não é tratado. Os dados pseudonimizados continuam a ser dados pessoais na acepção do artigo 4.º, n.º 5, do RGPD.

Perguntas frequentes

Como anonimizar um documento Word com dados pessoais?

Com o Cofre de Anonimização aberto no Word, selecciona-se Analisar documento: o suplemento identifica nomes, NIF, NISS, cartão de cidadão, IBAN, moradas, contactos e números de processo, apresenta a lista para revisão e substitui os dados escolhidos por etiquetas ou por rasura, mantendo a formatação do documento.

Qual é a diferença entre anonimização e pseudonimização no RGPD?

Na pseudonimização, os dados são substituídos por etiquetas e conserva-se, em separado, a tabela que permite repô-los; os dados pseudonimizados continuam a ser dados pessoais (artigo 4.º, n.º 5, do RGPD). Na anonimização, a substituição é irreversível e não fica qualquer tabela de correspondências, pelo que o documento deixa de permitir a identificação dos titulares (considerando 26 do RGPD).

Posso usar documentos de clientes em ferramentas de inteligência artificial?

O dever de segredo profissional e o RGPD impõem que os documentos não sejam enviados com dados identificativos para serviços externos. O Cofre permite anonimizar ou pseudonimizar o documento no próprio computador antes de o utilizar com uma ferramenta de inteligência artificial e, no caso da pseudonimização, repor depois os dados no texto trabalhado.

O documento é enviado para algum servidor?

Não. A análise e a substituição decorrem no computador do utilizador. O texto não é transmitido, registado nem conservado.

Funciona no Mac e no Windows?

Sim. O suplemento funciona no Word para Windows, no Word para Mac e no Word na Web, com o Microsoft 365, o Office 2021 ou uma versão posterior. A instalação demora cerca de um minuto.

Quanto custa o Cofre de Anonimização para Word?

A licença individual custa 130 €, em pagamento único, e é adquirida a Ana Marta Soares. Após o pagamento, recebe o código de activação.